Öka produktiviteten och svälja grodor

Läste ett inlägg av Mattias Järnhäll om hur man håller fokus i sitt arbete. Kunde skriva under på väldigt mycket av det han skriver och jag tänkte utveckla hur jag arbetar.

Det skiljer sig i dagsläget ganska mycket på hur effektivt jag arbetar hemma (med hemsidorna) och på jobbet men jag använder samma grundprincip. En princip som jag har för mig att det var Brian Tracy som skrev om i boken “Svälj den fulaste grodan först”. Jag är mäkta trött på dessa typer av flygplatslitteratur (återkommer om detta) egentligen men det finns alltid något vettigt i dessa böcker.

Det Brian talar om är att man ska göra det jobbigaste man har för dagen, allra först. Sen ska man göra mindre och mindre viktiga saker för att göra det minst viktiga allra sist.

Man ska börja med att göra en helt vanlig att-göra-lista. Sen delar man in alla punkter i kategorier (A, B, C, D…) i proritersordning. A-uppgifterna är de uppgifterna som bara du kan göra och som får stort genomslag om du gör dem. D är uppgifter andra kan göra, som inte ger någon större påverkan på viktiga mål osv.

I varje kategori delar du sedan in punkterna i intern prioritersordning (1,2,3…). Sen börjar du med A1, som är det som kommer ge allra störst påverkan (tex ringa en kund som väntar på ditt samtal). B1 kan vara att kolla mejlen osv.

Nu jobbar jag inte exakt just så men ganska nära. Jag jobbar extremt mycket med att-göra-listor, framförallt på jobbet. Jag har en att-göra-lista för dagen som jag delar upp i A-D (inte alltid i siffror dock). Sen brukar jag dock inte börja med A1 som Brian förespråkar men jag ser alltid till att A-kategorin är genomförd när jag går hem för dagen.

Jag jobbar mig igenom listan under dagen och kommer jag på något nytt skriver jag till det längst ner, frågar någon mig om något de behöver (hur litet det än är) så skriver jag ner det, sen stryker jag punkterna allt eftersom. Parallellt med detta har jag en Excel-fil på datorn som fungerar lite som en E-kategori med saker som absolut inte är viktiga i dagsläget men värt att göra vid tillfälle.

I slutet av dagen renskriver jag att-göra-listan på ett nytt fräscht blad med min fina bläckpenna. Jag sätten rubriken Tisdag (eller vilken dag nu morgondagen är) överst och kopierar över de punkterna som är över. Ser morgondagen tunn ut skriver jag över något från Excel-filen. Detta är en liten ritual som är det sista jag göra innan jag går hem som känns ganska viktig. Det är ett sätt att säga, jag har gjort ett bra jobb idag och imorgon är en ny dag där jag vet vad som behöver göras så jag kan släppa jobbet nu och åka hem.

Knappast rocket science men det är otroligt effektivt. Jag kan nog påstå att jobba så disciplinerat med att-göra-listor har varit nyckeln till att jag vände en dålig start på nya jobbet till en mycket lyckad höst. För mig fungerar listan mest som avstressande för jag behöver inte hålla en massa småsaker i minnet (som jag ändå kommer glömma) och det skapar en otrolig produktivitet.

Jag lyssnade på en ljudbok av Jeffrey Fox förra året som hette “How to become CEO” och som handlade om just vikten av att vara produktiv. En ganska sjuk (och väldigt amerikansk) bok men det fanns vissa punkter som var väldigt intressanta. En sak som satte sig var att “se till att bli personen som folk kommer till när de vill få något gjort”. Detta har jag haft i åtanke med min lista, det jag skriver upp gör jag och om någon behöver en tjänst så fixar jag det oftast om tid finns.

En annan positiv effekt av att så konkret veta vad man har att göra är att man lätt och snabbt kan meddela om man kan ta på sig en sak eller inte, och när man kan tänkas vara klar med det i såna fall. Om någon slänger ur sig på ett möte tex “kan någon ta den här pucken till på onsdag” och jag ser att det funkar så tar jag i princip alltid på mig det.

Hur håller du koll på vad som behöver göras och hur gör du för att inte glömma saker?